استعلام بها چیست و تفاوت آن با مناقصه کدام است؟

استعلام بها یا استعلام قیمت بدین معنی است که خریدار اقدام به دریافت قیمت از چند فروشنده و یا حتی تامین کننده جنس می نماید تا بتواند بهترین و مناسب ترین قیمت را جهت خرید کالا و همچنین دریافت خدمات بدست آورد. با وجود گرانی های پیش رو و وضع اقتصادی و نیاز به تدارک برخی اقلام در سازمان ها و شرکت ها، استعلام قیمت و یا استعلام بها می تواند بهترین گزینه برای پیشنهاد خرید باشد.

مناقصه چیست؟

اگر بخواهیم در یک تعریف ساده و قابل فهم مناقصه را تعریف کنیم باید گفت کهمناقصهیک میدان رقابتی است که برای تامین کالا و خدمات از طرف سازمان های دولتی یا خصوصی، تعهدات موضوع معامله به فرد برنده در مناقصه با کمترین قیمت پیشنهادی واگذار می شود. این واگذاری بعد از برگزاری مناقصات و طی یک روند رسمی و اداری قابل انجام است.

مراحل استعلام بها یا استعلام قیمت به چه صورتی است؟

مراحلاستعلام بهاکاملا با مناقصه متفاوت بوده و افراد کمتری در آن دخیل هستند. شخصی که به عنوان مسئول خرید انتخاب می شود وظیفه دارد که استعلام بها از حداقل ۳ فروشنده ی مختلف بگیرد و در آخر پس از بررسی و ارزیابی های دقیق، فروشنده ای با بهترین قیمت را برای همکاری با سازمان و یا شرکت انتخاب کند. این نکته را فراموش نکنید که تامین کنندگان دریافت استعلام می توانند آشنا باشند یعنی قبلا شناسایی شده باشند. بدین نحو که به نوعی متقاضی کالا و یا خدمات (خریدار)، تمایل انحصاری نمودن خرید از این مجموعه تامین کنندگان را داشته باشد.

البته روش دیگری نیز وجود دارد که در آن خریدار به صورت اتفاقی و حتی از طریق مراجعه مستقیم به تامین گنندگان، اطلاعات مورد نیاز خود را جمع آوری می کند.

در ادامه کار شخصی که مامور خرید است نوع کالا و یا مورد معامله را در مقدار و تعداد مشخص و به صورت کاملا دقیق در برگ استعلام بها یا استعلام قیمت تعیین می کند. پس از آن فروشندگان کالا یا انجام دهنده کار حداقل بهای آن را با قید مدت اعتبار بهای اعلام شده در آن قید و با ذکر نشانی خود و تاریخ امضا می کند.

پس از انجام تمامی این فرایند مامور خرید بایستی در زیر برگ های استعلام بها با ذکر این مورد که استعلام بها به وسیله خود او به عمل آمده است با قید تاریخ و نام و نام خانوادگی و سمت امضا نماید.

استعلام بها با مناقصه چه تفاوتی دارد؟

یکی از تفاوت های اصلی استعلام قیمت یا استعلام بها با مناقصه در مبلغ معامله مورد نظر می باشد. یعنی با توجه به حد نصاب معاملات سالیانه و طبق ماده ۳ قانونبرگزاری مناقصاتدر انجام معاملات کوچک و متوسط از استعلام قیمت استفاده می شود. برای معاملاتی که در آن مبلغ مورد نظر به بیش از سه میلیارد می رسد از استعلام بها استفاده نمی شود و معامله بایستی با انتشار آگهی مناقصه (عمومی و یا محدود) انجام شود.

فرم استعلام بها به چه شکلی است؟

اطلاعاتی که در فرم استعلام بها درج شده است مشتمل بر اطلاعات کالا و یا خدمات مورد نیاز در قالب نامه رسمی است. فرم استعلام قیمت یا استعلام بها شامل موارد زیر است (البته باید خاطرنشان کرد که یک سند قانونی و یا دارای بار حقوقی محسوب نمی شودو عملا تعریف آن براساس نیازهای هر سازمان متفاوت است):